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Gli operatori della flotta con la tecnologia possono monitorare facilmente veicoli, conducenti e beni utilizzando un software dinamico

La tecnologia può migliorare notevolmente il funzionamento di un’azienda e i risultati che essa produce. Questo vale anche per la gestione della flotta. Questo è chiaro. Gli operatori della flotta, in questo modo, possono monitorare facilmente veicoli, conducenti e beni utilizzando un software dinamico. I sistemi telematici per flotte possono migliorare la sicurezza, l’efficienza e la produttività con funzionalità adatte alle aziende di tutti i settori.

Che cos’è un sistema di gestione della flotta?

Un sistema di gestione della flotta è un software che aiuta a monitorare, tracciare e gestire un gruppo di veicoli. I proprietari di aziende e gli operatori di flotte utilizzano questo software per garantire che ogni veicolo sia utilizzato in modo responsabile ed efficiente. Le soluzioni telematiche per la flotta possono anche aiutare a istruire i conducenti, a garantire che guidino correttamente e a gestire i beni (attrezzature o merci).

Un software di gestione dinamica del parco veicoli, come l’applicazione LoJack, utilizza i dispositivi telematici installati sui veicoli per consentire il tracciamento basato su GPS, la diagnostica del motore e i rapporti sul consumo di carburante. L’obiettivo principale dell’utilizzo di un sistema di gestione del parco veicoli è quello di incrementare la produttività e migliorare la sicurezza utilizzando metriche accurate per alimentare il processo decisionale basato sui dati. I report personalizzati che si concentrano sui KPI ad alta priorità portano a decisioni informate che aiutano a raggiungere obiettivi organizzativi più ampi.

Raccolta accurata dei dati della flotta

Quando gli operatori e i proprietari dispongono dello strumento corretto, possono anche risparmiare denaro utilizzando rapporti sulla manutenzione preventiva, una migliore programmazione e l’automazione dei processi operativi di back-end come la gestione delle buste paga.

Otto vantaggi chiave di un sistema di gestione della flotta

Ci sono otto vantaggi fondamentali nell’utilizzo di un sistema di gestione della flotta completo. Eccoli uno per uno.

1. Migliorare la sicurezza

L’implementazione di un programma d­­i sicurezza della flotta e l’incoraggiamento dei conducenti a utilizzare i loro veicoli in modo sicuro è essenziale perché previene una guida non sicura che potrebbe causare collisioni e altri incidenti, costando alle aziende migliaia di dollari in danni, perdita di beni e spese legali. Un sistema di gestione della flotta può fornire dati utili per monitorare gli indicatori di prestazione chiave stabiliti nel programma di sicurezza della flotta. Inoltre, consente agli operatori di accedere in tempo reale alla diagnostica dei loro veicoli e di ricevere avvisi immediati su comportamenti di guida rischiosi come l’eccesso di velocità e le frenate brusche.

LoJack offre anche soluzioni di sicurezza basate su video, dove le dash cam wireless possono aiutare gli operatori a monitorare la guida e ad allenare i conducenti durante l’utilizzo dei loro veicoli. Possono inoltre fornire un contesto e delle prove in caso di incidenti.

2. Monitoraggio e approfondimenti in tempo reale

La localizzazione GPS dei veicoli e la telematica consentono agli operatori delle flotte di monitorare la posizione dei loro veicoli in tempo reale. Questa migliore visibilità della flotta aiuta i manager a comprendere meglio ciò che sta accadendo sul campo e ciò che era stato inizialmente pianificato. Ad esempio, se si verifica un ritardo costante in un cantiere o un particolare autista è ripetutamente in ritardo per le consegne, gli operatori possono avere un’idea chiara del perché e prendere le misure necessarie. Possono anche pianificare percorsi migliori, migliorare la comunicazione con i clienti e aumentare la loro soddisfazione.

Un software come l’applicazione LoJack fa un ulteriore passo avanti nella visibilità della flotta. Non si limita a mostrare dove si trova un autista. Raccoglie anche informazioni sulla diagnostica del motore, sul comportamento del conducente, sugli asset, sul consumo di carburante, sui tempi di inattività, sui codici di guasto del motore e altro ancora. Gli operatori possono utilizzare i filtri e la funzione di ricerca per ottenere rapidamente le metriche di cui hanno bisogno e prendere decisioni informate sul posto.

3. Miglioramento della manutenzione della flotta

Mantenere tutti i veicoli della flotta in buono stato è fondamentale per creare una forza lavoro efficiente in cui tutte le consegne e i servizi siano puntuali. Una flotta con più veicoli da riparare ostacola l’efficienza e provoca ritardi nel lavoro. Questi ritardi costano alle aziende e portano a un’esperienza negativa per i clienti. Inoltre, causano la frustrazione dei conducenti e costringono gli altri membri della flotta a svolgere lavoro extra per compensare i tempi di inattività causati dai continui guasti.

Questi fattori sono facilmente risolvibili con una regolare manutenzione della flotta ma, se ignorati, possono avere gravi conseguenze finanziarie. Una piccola riparazione non affrontata in tempo può portare a danni maggiori, lunghi tempi di inattività e migliaia di euro spesi dal meccanico. Una soluzione di gestione della flotta che invia regolarmente notifiche sulla manutenzione dei veicoli incoraggia le riparazioni preventive e riduce i costi di manutenzione. Ecco perché LoJack invia avvisi periodici in base alle metriche di utilizzo del veicolo, come le ore del motore, il consumo di carburante e i chilometri percorsi. Con il software giusto, potete automatizzare la manutenzione del parco veicoli ed evitare costose riparazioni.

4. Reporting personalizzato

Le operazioni della flotta sono uniche per ogni flotta e i manager danno priorità a metriche diverse in base a questi processi. Un sistema di gestione della flotta che permetta ai manager di generare rapporti personalizzati sui veicoli consente di prendere decisioni efficienti. Aiuta gli operatori a raccogliere i dati necessari per ottenere informazioni utili.

Questi report sono facili da condividere con i membri del team e incoraggiano un approccio collaborativo al miglioramento della flotta. La reportistica personalizzata comprende infatti anche notifiche o avvisi personalizzati che gli operatori possono utilizzare per monitorare efficacemente la propria flotta. Gli avvisi generici potrebbero essere sufficienti per elementi come la manutenzione, ma quando gli operatori possono personalizzare le notifiche relative al comportamento dei conducenti o ai singoli veicoli, hanno un migliore controllo sulla loro forza lavoro.

5. Gestione remota della flotta

La maggior parte delle flotte attuali sono mobili e in movimento, con più veicoli che percorrono percorsi diversi e probabilmente forniscono servizi e prodotti unici. È importante che gli operatori abbiano la flessibilità di controllare la propria flotta da una postazione remota o da un cantiere, oltre a visualizzare le operazioni da uffici, magazzini o strutture di distribuzione. Uno strumento online con applicazioni per desktop, laptop, cellulari e tablet è la chiave per una moderna gestione della flotta. Permette ai manager di avere una panoramica dell’intera flotta in un’unica finestra e di accedervi da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.

Questo è particolarmente importante per le flotte internazionali, dove operatori con fusi orari diversi cercano di comunicare informazioni in modo asincrono.

6. Risparmiare tempo e denaro

Tutte le funzioni sopra menzionate aiutano i proprietari di flotte e le aziende a migliorare l’efficienza. Possono svolgere più lavoro in meno tempo. Di conseguenza, risparmiano denaro che altrimenti sarebbe stato speso per riparazioni, ritardi, ore di lavoro extra e altro ancora. Ad esempio, quando le aziende dispongono degli strumenti necessari per implementare un programma di sicurezza della flotta, possono migliorare il tasso di puntualità delle consegne, senza il rischio di incidenti e di una guida violenta. Oltre ai ricavi che ne conseguono, si possono anche evitare le spese inutili che derivano dalle collisioni e dalle loro conseguenze.

Lo stesso vale per una migliore programmazione, per la manutenzione ordinaria e per i rapporti personalizzabili. Un semplice miglioramento in una di queste aree può portare benefici a tutta la flotta. La tracciabilità degli asset è essenziale anche per prevenire perdite e spese di sostituzione. Ad esempio, quando gli operatori e i conducenti vengono avvisati dell’abbandono di beni come le attrezzature, possono recuperarli immediatamente invece di perderli e sostituirli in seguito.

7. Migliorare la soddisfazione dei clienti

Una flotta ben gestita, con una buona pianificazione e un monitoraggio attivo, consente di consegnare le merci in tempo e di completare il servizio in modo puntuale. Un’azienda di servizi a domicilio che si affida a metodi manuali per tenere traccia di autisti e mezzi è inefficiente e lenta. Cercare di assicurarsi che ogni autista o membro del servizio si presenti puntuale agli appuntamenti può essere noioso e i clienti si sentiranno frustrati per i servizi in ritardo.

D’altro canto, una flotta che utilizza un buon software per pianificare i percorsi e tracciare le risorse può verificare rapidamente la puntualità dei membri del servizio. Può identificare rapidamente i ritardi, i motivi per cui si sono verificati e correggere eventuali errori ricorrenti. Una migliore visibilità della flotta può quindi aiutare gli operatori a rispettare gli orari e a rendere soddisfatti i clienti.

8. Applicare la conformità

I proprietari di aziende devono assicurarsi che la loro flotta sia conforme alle linee guida locali, statali e nazionali. Una di queste è il mandato ELD e i punteggi CSA (compliance, safety, and accountability). Un ELD o Electronic Logging Device è un dispositivo telematico e un tablet montato sul veicolo che raccoglie i tempi di guida, i dati del motore e i chilometri percorsi. La soluzione ELD utilizzata deve essere conforme ai requisiti stabiliti dalla Federal Motor Carriers Safety Administration (FMCSA).

I regolamenti federali impongono agli autisti commerciali di utilizzare un ELD per raccogliere i dati del conducente e del motore in base ai requisiti specificati dalla FMCSA. Sebbene esistano alcune eccezioni al mandato, molte flotte commerciali necessitano di una soluzione ELD per rimanere conformi alle ultime normative. Sul mercato esistono decine di sistemi di gestione della flotta, ma i vostri operatori hanno bisogno di quello giusto per gestire una forza lavoro efficiente.

Ma quali sono le caratteristiche essenziali dei sistemi di gestione delle flotte? Vediamole da vicino, anche qui punto per punto.

1. Visibilità end-to-end

Il sistema di gestione della flotta deve garantire la trasparenza dell’intera operazione. Dai cantieri ai percorsi dei conducenti e alla diagnostica dei veicoli, deve fornire una panoramica dettagliata di tutti i processi che compongono una flotta di successo. È fondamentale generare report personalizzati su richiesta e raccogliere dati in tempo reale sulla diagnostica dei veicoli, sul comportamento dei conducenti e sui cantieri. Il miglioramento della visibilità della flotta consente agli operatori di tenere traccia delle metriche corrette. Possono prendere decisioni informate in pochi minuti, invece di aspettare rapporti statici e implementare cambiamenti in settimane o mesi.

2. Telematica in tempo reale

Il software della flotta deve fornire dati in tempo reale sulla posizione dei conducenti, sugli asset, sulla diagnostica dei motori, sui comportamenti rischiosi dei conducenti e altro ancora. Gli operatori devono essere in grado di conoscere con precisione la posizione e la diagnostica di ogni veicolo in pochi secondi. I software per flotte utilizzano in genere dispositivi a bordo dei veicoli per raccogliere e caricare questi dati sulla piattaforma cloud del fornitore. Poi, la piattaforma traduce e fornisce i dati utilizzabili all’utente finale, in questo caso gli operatori della flotta o i proprietari dell’azienda. La telematica aiuta a migliorare la sicurezza dei conducenti, a mantenere i beni al sicuro e a garantire che i servizi o le consegne siano raramente in ritardo. Contribuiscono a creare una flotta efficiente e sicura.

3. Sicurezza basata su video

Un aspetto fondamentale della gestione delle flotte è la sicurezza basata sui video. Sebbene la condivisione e la formazione sulle linee guida per la sicurezza siano il primo passo per una flotta sicura, gli operatori hanno bisogno di un modo per garantire che i conducenti seguano effettivamente i protocolli sui loro percorsi. Le videocamere e gli strumenti come l’applicazione LoJack facilitano questo compito. I manager possono vedere come i conducenti operano sul loro campo, ricevere avvisi istantanei di comportamenti di guida rischiosi e contattare immediatamente i conducenti per correggerli.

4. Interfaccia utente intuitiva

I team hanno bisogno di un software che sia facile da usare per gli operatori e i manager con diverse abilità tecniche. Un’interfaccia utente complessa vanifica lo scopo di una soluzione di gestione del parco veicoli, in quanto rallenta la raccolta delle informazioni e, di conseguenza, il processo decisionale. Gli operatori e i manager devono essere in grado di personalizzare rapidamente il software per adattarlo alla propria flotta e di impostare le giuste metriche da monitorare e automatizzare la generazione di report.

5. Funzionalità di geofencing

La georeferenziazione consente alle aziende di automatizzare i cartellini e di snellire le buste paga. I gestori di flotte possono impostare un’area predefinita intorno a un magazzino, a un cantiere o a una sede di servizio. Quando un veicolo entra in questo “recinto”, il sistema lo registra automaticamente. La registrazione automatica elimina le congetture sulle buste paga e la necessità di affidare agli autisti la rendicontazione accurata delle ore di lavoro. La georeferenziazione può anche limitare le aree a cui gli autisti possono accedere quando lavorano, come parchi, casinò o strutture di intrattenimento.

6. Gestione delle risorse

Tracciate le risorse in tempo reale grazie a tag che vi dicono dove si trovano le vostre attrezzature in ogni momento. Utilizzate questa tracciabilità per assicurarvi che strumenti, carichi e rimorchi non vadano mai persi. Senza la tracciabilità degli asset, i fornitori di servizi potrebbero perdere accidentalmente le loro apparecchiature lasciandole a casa di un cliente, oppure potrebbero cadere dal loro veicolo. Nella maggior parte dei casi, i proprietari devono sostituire queste apparecchiature scavando nelle loro entrate. Le apparecchiature possono anche essere rubate o prese in consegna senza autorizzazione. I manager possono prevenire tutti questi scenari utilizzando un software di tracciamento degli asset.

7. Accesso mobile

Gli operatori delle flotte non possono sempre recarsi in più sedi per gestire i veicoli presenti. È più facile supervisionare la flotta su un dispositivo desktop o mobile che consente di accedere in qualsiasi momento e ottenere i dati quasi immediatamente. Senza accesso mobile, gli operatori della flotta sono costretti a recarsi in ufficio per raccogliere i dati, programmare i percorsi e monitorare le consegne. Questa non è un’opzione praticabile per i lavoratori delle flotte ibride.

8. Integrazioni

L’ideale è una soluzione telematica per flotte che funzioni con il software logistico e di payroll esistente. Una piattaforma come LoJack dispone di strumenti di sviluppo che consentono di integrare i dati attraverso il Telematics Cloud nei sistemi interni ed esterni. Questa funzionalità vitale crea un processo di lavoro coeso che consente agli operatori di trasferire i dati senza soluzione di continuità e di ottenere informazioni utili su autisti, beni e altro.

9. Reporting

Assicuratevi che la vostra flotta funzioni in modo ottimale con dati a breve e a lungo termine. Invece di affidarsi ai dati granulari di un sistema sparso, è possibile utilizzare un software di gestione della flotta per raccogliere tutti i dati rilevanti in un unico posto e vedere come un fattore influisce su un altro. Gli operatori hanno anche bisogno di esportare set di dati e report e di condividerli facilmente con il proprio team o con gli stakeholder. L’applicazione LoJack è lo strumento perfetto per questo, in quanto consente di filtrare e ricercare tutti i dati e condividerli con il team in pochi clic.

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