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Quando un’azienda raggiunge un considerevole numero di dipendenti, inevitabilmente arriva ad un punto in cui sfruttare al meglio tutte le risorse (personale, attrezzature, ecc.) diventa una sfida importante. Per le aziende con centinaia o migliaia di dipendenti, un tempo si trattava di un ideale irraggiungibile, ma grazie ai progressi della tecnologia, massimizzare la produzione in modo costante è possibile.

Possedere un metodo di management moderno è proprio questo: saper sfruttare soluzioni tecnologiche intelligenti per ottenere il massimo rendimento possibile da ogni membro del personale, veicolo e macchina.

Naturalmente, non è così semplice decidere di “ottimizzare” la propria attività e scegliere un software adatto al raggiungimento di questo obiettivo. Anche con le soluzioni più intelligenti, il processo è sempre impegnativo ma gratificante.

In questo articolo spiegheremo esattamente cos’è la capacità di gestione, i suoi diversi tipi (e casi d’uso), i suoi vantaggi e, illustreremo inoltre, come implementare il processo nella vostra azienda.

Che cos’è la Capacity Management?

La Capacity Management è il processo che cerca di sfruttare al meglio il potenziale produttivo di una catena di lavoro e di massimizzare la produzione con le risorse già disponibili.

Ciò, a primo impatto, può sembrare simile alla gestione o all’ottimizzazione dei processi, ma la differenza è che si concentra specificatamente sull’ottimizzazione della capacità manageriale enon su flussi di lavoro generici di tutta l’azienda. Ad esempio, gli operatori delle flotte mirano a ridurre al minimo lo spazio vuoto all’interno di un rimorchio. Tuttavia, una cattiva gestione dei flussi può portare i camion a circolare solo con una parte del loro solito carico.

Sebbene non ci si possa aspettare di riempire sempre un camion al massimo, trasportare continuamente carichi parziali non è per niente sostenibile. Tali inefficienze operative significano che non state ottenendo il massimo valore dalle vostre risorse. In questo caso, ad esempio, il ritiro di carichi supplementari provenienti da fornitori terzi può aiutare a massimizzare l’operato e ad aumentare la redditività.

Di certo, non sempre i problemi e le soluzioni sono così evidenti. Ma l’esempio precedente esemplifica l’essenza del concetto di Capacity Management.

Quali sono i tipi di Capacity Management?

La Capacity Management viene spesso segmentata in base ai casi d’uso e ai reparti; quali, ad esempio, la gestione delle operation, la Supply Chain e lo sviluppo IT.

Ecco una panoramica di ciascuna tipologia:

– Supply Chain: la capacità di gestione all’interno della catena di fornitura si spiega quasi da sola. È ormai nota la necessità di ottimizzare l’approvvigionamento di materie prime se si vuole continuare a produrre il prodotto finito in modo costante. Le potenziali ottimizzazioni includono la negoziazione di consegne più rapide con i fornitori, il miglioramento della visibilità della Supply Chain e l’aumento della capacità di stoccaggio per evitare di esaurire i materiali.

–Gestione delle operation: nell’ambito delle operation, la capacità di gestione in genere ruota attorno al bilanciamento della produzione in modo che questo sia in perfetto equilibrio con la domanda dei clienti (o che gli si avvicini il più possibile). Per una corretta pianificazione è necessario analizzare anni di dati maturati sulle vendite e valutare accuratamente le tendenze future.

–Sviluppo IT/Software: nell’ambito dell’IT e dello sviluppo software, la capacità di gestione ha lo stesso obiettivo, ovvero quello di garantire che le risorse siano sufficienti per gestire i carichi di lavoro. In alcuni casi, ciò può significare l’aggiunta di nuovi server a un data center o l’utilizzo di nuove soluzioni tecnologiche (o software).

Sebbene l’obiettivo della gestione della capacità manageriale rimanga lo stesso in tutte le aziende e in tutti i casi d’uso, alcune caratteristiche chiave si distinguono l’una dall’altra.

Perché investire nella Capacity Management

Troppo spesso lavoriamo in luoghi di lavoro tutt’altro che efficienti, e il problema in genere non deriva dalla presenza di “lavoratori pigri”. Nella maggior parte dei casi, infatti, la colpa è delle cattive pratiche di gestione, le quali si ripercuotono dall’alto verso il basso. Molti lavoratori affermano che troppo spesso vi sono manager poco preparati che causano lavoro e stress aggiuntivi che potrebbero essere evitati.

Il motivo è ovvio: un cattivo manager non sa su cosa concentrarsi o dove indirizzare l’attenzione dei propri dipendenti. Spesso si concentra su questioni futili che non contribuiscono alla produzione effettiva. Maggiore è il tempo che i dipendenti impiegano in riunioni e in compiti di secondaria importanza, minore sarà quello impiegato per produrre e consegnare i prodotti veri e propri.

Un’iniziativa a favore di una migliore capacità gestionale può aiutare gli operatori delle flotte e i responsabili della Supply Chain a stabilire processi affidabili che massimizzino la produzione complessiva. Assicurandovi che il vostro team abbia le istruzioni, la formazione e le priorità giuste chiare in mente, potrete ottenere di più dai vostri dipendenti e mantenerli soddisfatti.

Quali sono i componenti della Capacity Management?

La Capacity Management comprende diverse componenti: dal monitoraggio della produzione alla gestione degli asset, fino al controllo del loro utilizzo. Vediamo nel dettaglio quali sono.

• Asset Management

Se le vostre attrezzature non sono in buone condizioni (o non sono nel posto giusto al momento giusto), come potete aspettarvi che la vostra azienda funzioni al massimo della sua produttività?

La gestione delle risorse è una delle azioni necessarie per potenziare la vostra Capacity Management (o anche solo per produrre la giusta quantità di prodotto in linea con la domanda del mercato in un dato momento). Si tratta di monitorare e trovare modi per migliorare l’utilizzo delle risorse. L’implementazione di un programma efficiente di utilizzo delle risorse è uno dei modi più efficaci per raggiungere questo obiettivo.

• Driver Management

Non si può prescindere dall’elemento umano, almeno non ancora. Sebbene sia possibile utilizzare i dati e gli strumenti basati sull’intelligenza artificiale per ottenere informazioni dettagliate, in ultima analisi il team ha bisogno di un leader affidabile che sia in grado di pianificare e assegnare i compiti.

I gestori di flotte e i responsabili della catena di approvvigionamento devono gestire efficacemente i loro autisti per ottimizzare le operazioni. Ciò comporta la definizione dei programmi di consegna, la valutazione delle prestazioni di guida e la garanzia di conformità a tutte le normative. I manager possono utilizzare soluzioni come l’applicazione LoJack per gestire gli autisti, ottimizzare la conformità e rafforzare i programmi di sicurezza.

• Trailer Visibility

La visibilità del rimorchio è fondamentale per garantire che le risorse vengano utilizzate al meglio, evitando di lasciare spazi di carico vuoti.

Gli operatori della flotta possono monitorare l’utilizzo della capacità per mezzo di sensori di carico per rimorchi che forniscono, ad esempio, una visione completa in tempo reale di ciò che accade. Se un rimorchio è sottocarico, ad esempio, i responsabili possono ordinare all’autista di prelevare altro carico lungo il percorso. Se, al contrario, un camion trasporta carichi in eccesso, il manager può inviare un camion aggiuntivo per ridistribuire la merce.

• Cargo visibility

La visibilità del carico in tempo reale consente ai responsabili della Supply Chain di ricevere aggiornamenti costanti sulla posizione di una spedizione. I sensori intelligenti posizionati all’interno delle spedizioni possono monitorare e trasmettere informazioni come la temperatura, gli urti e i livelli di umidità.

Questo tipo di visibilità garantisce che le consegne rispettino i requisiti di temperatura, aiutando i manager stessi a ridurre gli sprechi. Ad esempio, se una spedizione supera determinate temperature, un manager può contattare direttamente l’autista per risolvere il problema o far sì che la spedizione venga reindirizzata ad una struttura vicina per evitare sprechi.

• Monitoraggio in tempo reale

L’unico modo per sapere come funziona davvero la vostra azienda è misurare i risultati in tempo reale. Per le operazioni di flotta, ciò può significare utilizzare la tecnologia IoT (Internet of Things) per misurare in tempo reale diversi aspetti delle operazioni.

• Manutenzione

Una manutenzione dinamica è la chiave per creare un’azienda sana. Mantenere tutti i tuoi asset e macchine in perfetta efficienza operativa è fondamentale per ottenere un risultato costantemente positivo. L’altra faccia della medaglia è pianificare questa manutenzione nel modo più efficiente possibile; ad esempio, eseguendo la manutenzione delle macchine al di fuori dell’orario di lavoro principale del personale della fabbrica.

Quali sono le strategie di Capacity Management più comuni?

La tua strategia di pianificazione influirà su tutto ciò che fai per migliorare i risultati aziendali, dal software in cui investi a come scegli di delegare il lavoro all’interno del tuo team. Vediamo insieme alcune delle strategie di pianificazione più comuni e che cosa queste implicano.

La strategia di anticipo, anche denominata Lead Strategy, è una delle strategie più comuni (e più semplici) per la pianificazione alla base della Capacity Management. Essa consiste nel cercare di prevedere la domanda a partire dai dati e dalle tendenze storiche, nonché di anticipare tale domanda aumentando (o diminuendo) la capacità.

Se da un lato una corretta esecuzione di questa strategia richiede molti dati e un’analisi accurata, non è tuttavia complicato iniziare ad implementarla. Il vantaggio è che hai un certo margine di manovra in momenti in cui la domanda supera le aspettative. D’altra parte, vi è il rischio di produrre in eccesso (e pagare troppo la forza lavoro) per periodi prolungati. Un esempio di strategia di anticipo si verifica quando un operatore di flotta assume temporaneamente più autisti per soddisfare la domanda crescente verificatasi durante alcuni mesi.

Esiste poi anche la strategia di ritardo, o Lag Strategy. Questa è l’esatto opposto della strategia di anticipo, e prevede di adeguare la capacità della flotta fino al momento in cui la domanda non sarà aumentata o diminuita. Quindi, solo nel caso in cui i tuoi rivenditori ti contattino e ordinino un numero maggiore di unità, ti adopererai per aumentare la capacità: sia che si tratti di espandere la flotta o di assumere un maggior numero di autisti.

La strategia di corrispondenza – o Match Strategy – cerca di combinare i lati migliori di entrambe le strategie (di anticipo e di ritardo) pianificando e rivalutando più frequentemente, in modo da assicurare che la produzione segua da vicino il livello della domanda.

La pianificazione dinamica (Dynamic Strategy) della Capacity Management è un approccio più recente che, per funzionare, si basa su grandi insiemi di dati e sull’apprendimento automatico. Non occorre più predire o rispondere manualmente, perché è il software a farlo al tuo posto e in genere anche in modo più accurato.

Per aumentare la tua Capacity Management attraverso l’implementazione di soluzioni IoT, la gestione e la manutenzione degli asset sono fondamentali, soprattutto se si dispone anche di un monitoraggio in tempo reale. Approfittare della tecnologia IoT è il modo più semplice per operare su larga scala. Ad esempio, utilizzare il monitoraggio dei sensori ambientali può aiutarti a garantire che le attrezzature funzionino correttamente e che i processi si svolgano come dovrebbero, evitando guasti inaspettati e la perdita di capacità di produzione e di inventario.

Il potere dell’IoT va ben oltre il semplice monitoraggio della temperatura. Infatti ti permette di monitorare qualsiasi cosa: dalla posizione, al movimento, alle condizioni di lavoro.

In conclusione, la gestione della Capacity Management non è solo un vago discorso aziendale senza delle basi significative. Si tratta di assumere misure concrete per riprendere il controllo su una macchina produttiva che (in molti casi) è diventata difficile da gestire.

Ed è vero che si possono fare progressi solo migliorando le pratiche di gestione e scegliendo una strategia di pianificazione adatta alla propria situazione lavorativa, ma i miglioramenti più significativi risiedono nella scelta intelligente di assumere una tecnologia moderna.

Monitorando la temperatura o lo stato delle attrezzature o dei beni, ad esempio, si possono evitare guasti catastrofici e mantenere sempre un alto livello di produzione affidabile. Inoltre, è possibile utilizzare software e dati per valutare la domanda in modo proattivo e ordinare automaticamente particolari materie prime quando le scorte sono basse. Si prenda l’esempio del monitoraggio dei trasporti nel settore tessile.

Se stai cercando di implementare queste soluzioni per ottenere più valore dalle tue risorse e aumentare la visibilità delle tue operazioni, contatta oggi stesso LoJack.

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